Tietosuoja ja rekisteriseloste

Laatimispäivä: 07.10.2025
Viimeisin päivitys: 07.10.2025

1. Rekisterinpitäjä

Usenberg Real Estate Oy
Magnus Hagelstamin tie 3 c 10, 02700 Kauniainen
3564492-2
marjut.uusmae@usenberg.fi
+358 40 6807717

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Marjut Uusmäe
marjut.uusmae@usenberg.fi
+358 40 6807717

3. Rekisterin nimi

Usenberg Real Estate Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Kiinteistönvälityspalveluiden tarjoaminen ja sopimusten hoitaminen
• Lainsäädännön (esim. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä, kirjanpitolaki, rahanpesulaki) mukaisten velvoitteiden noudattaminen
• Asiakassuhteiden hoitaminen ja asiakasviestintä
• Markkinointi ja palveluiden kehittäminen (suostumuksen perusteella)

Käsittelyn oikeusperusteet:

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6.1 b)
• Lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1 c)
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1 f)
• Suostumus (GDPR 6.1 a)
• Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000)

5. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Henkilötunnus ja kopio henkilöllisyystodistuksesta (rahanpesulain mukaiset velvoitteet)
• Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot
• Kiinteistö- ja asuntokohteisiin liittyvät tiedot
• Laskutus- ja maksutiedot
• Viestintä- ja markkinointitiedot

6. Tietolähteet

• Asiakkaalta itseltään saadut tiedot
• Julkiset rekisterit ja viranomaislähteet (esim. väestötietojärjestelmä, kaupparekisteri, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri)
• Kiinteistönvälityksen ja vuokravälityksen yhteydessä syntyvät asiakirjat ja sopimukset

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• Viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa
• Yhteistyökumppaneille (esim. isännöitsijät, pankit, lakimiehet) välitystoimeksiannon hoitamisen yhteydessä
• Tilitoimistolle ja muille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun

Tietoja ei siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen:

• Sopimussuhteen hoitamiseksi
• Lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki, rahanpesulaki) mukaiset säilytysajat täyttääksemme
• Asiakassuhteen päätyttyä enintään [x] vuotta, ellei tietoja tarvita oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
• Pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen)
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa (jos käsittely perustuu suostumukseen)
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen perusteella ei tehdä automatisoituja yksittäispäätöksiä eikä profilointia.

11. Rekisterin suojaus

• Sähköisesti käsiteltävät tiedot: suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, käyttöoikeudet rajattu työtehtävien mukaisesti
• Manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat: säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy